Pendelakte
Früher ging jeden Monat ein Ordner zwischen Büro und Kanzlei hin und her. Die Pendelakte ist dieser Ordner in WorkOffice: je Monat Dateien in Ordnern, Rückfragen zu einzelnen Belegen und ein Status, der sagt, wer gerade am Zug ist.
Zu finden unter Buchhaltung → Pendelakte. Mit ihr arbeiten Inhaber, Büro und Steuerberater (Rechte pendelakte:read und pendelakte:write); Mitarbeiter sehen sie nicht. Die Pendelakte gehört zum Paket Buchhaltung. Wie die Kanzlei einen Zugang bekommt, steht unter Steuerberater-Zugang.
Der Ablauf
Die Jahresübersicht zeigt alle Monate mit Status, Zahl der Dateien, offenen Rückfragen und ob ein DATEV-Export vorhanden ist. Ein Monat durchläuft drei Stände:
| Status | Wer ist dran | Was geht weiter |
|---|---|---|
| In Arbeit | der Betrieb legt ab | An Steuerberater übergeben (Betrieb) |
| Übergeben | die Kanzlei bucht | Monat abschließen oder Zur Bearbeitung zurückgeben (Kanzlei), Zurückholen (Betrieb) |
| Abgeschlossen | – | Wieder öffnen (nur Kanzlei) |
Abschließen kann nur die Kanzlei – „abgeschlossen“ heißt, der Monat ist gebucht. Ein abgeschlossener Monat nimmt keine Dateien und keine Rückfragen mehr an, bis die Kanzlei ihn wieder öffnet. Versucht der Betrieb es trotzdem, kommt:
Abschließen kann nur der Steuerberater.
Dateien ablegen
Im Monat Dateien hochladen: PDF, Bilder, CSV, Excel, Word, XML oder ZIP, je Datei bis 25 MB. Dazu wählt man einen Ordner – vorgeschlagen sind Belege, Kontoauszüge, Auswertungen, Lohn & Gehalt, Verträge und Sonstiges; eigene Namen gehen auch – und die Art der Unterlage. Nach ihr richtet sich, wie lange die Datei aufbewahrt wird (siehe GoBD-Archiv).
Löschen kann eine Datei nur die Seite, die sie hochgeladen hat – Betrieb oder Kanzlei –, und nur bis zur Übergabe.
Übergeben schreibt fest
Mit An Steuerberater übergeben – und noch einmal beim Abschluss – werden alle bis dahin abgelegten Dateien festgeschrieben:
Mit der Übergabe werden alle bisher abgelegten Dateien festgeschrieben: Sie lassen sich danach nicht mehr löschen oder austauschen und werden bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt. Fehlendes können Sie nachreichen.
Der Grund: Was die Kanzlei bekommen und gebucht hat, darf nicht still ausgetauscht werden. Die Datenbank sperrt das zusätzlich, bis die Frist abgelaufen ist; eine Frist lässt sich verlängern, nie verkürzen.
DATEV-Export des Monats
Jeder Monat zeigt den passenden DATEV-Export. Erstellen legt ihn direkt für den Monat an (dafür braucht es zusätzlich das Recht datev:export), Verknüpfen und Lösen ordnen einen vorhandenen zu. Mit der Übergabe wird der neueste Export des Monats von selbst verknüpft. Mehr zum Export unter DATEV-Export.
Rückfragen
Rückfrage stellen öffnet ein Gespräch – allgemein oder zu einem bestimmten Objekt des Monats: einer Rechnung oder einem Angebot, einem Eingangsbeleg, einem Bankumsatz oder einer Datei der Pendelakte. Gesucht wird nach Nummer, Name oder Verwendungszweck; das Objekt lässt sich aus der Rückfrage heraus öffnen.
Beide Seiten antworten im Verlauf und markieren die Rückfrage als erledigt; eine neue Antwort öffnet sie wieder. Offene Rückfragen stehen gesammelt in der Jahresübersicht.
Benachrichtigung per E-Mail
Wer handelt, benachrichtigt die Gegenseite: Handelt der Betrieb, bekommen die Steuerberater des Betriebs eine Mail, handelt die Kanzlei, bekommen sie Inhaber und Büro. Gemeldet werden Statuswechsel, neue Rückfragen, Antworten, erledigte Rückfragen und Dateien, die die Kanzlei ablegt. Jeder Empfänger bekommt seine eigene Mail.
Der Inhalt von Nachrichten und Dateien steht bewusst nicht darin:
Die Gegenseite bekommt eine E-Mail mit dem Betreff – ohne den Inhalt Ihrer Nachricht.
Eine Mail ist unverschlüsselt unterwegs; den Inhalt liest man nach der Anmeldung in WorkOffice.