Daten aus Lexware Office übernehmen
WorkOffice übernimmt Daten aus Lexware Office über dessen öffentliche Schnittstelle. Die Datenübernahme steckt in jedem Paket und geht auch in der Probezeit. Wie sie Schritt für Schritt geht, beschreibt Datenübernahme aus Lexware Office.
Was wird übernommen?
- Kunden und Lieferanten mit ihren Nummern
- Artikel und Leistungen mit Preisen
- Angebote, Rechnungen und Rechnungskorrekturen mit dem Original-PDF
- Zahlungen, Skonto und Mahnungen
- Eingangsbelege mit Belegbild
- Kontoumsätze und der Verlauf aus dem Betriebsprüfer-Export
- alles Übrige – etwa Auftragsbestätigungen – unverändert im Archiv
- die Nummernkreise, damit die Nummerierung weiterläuft
Festgeschriebene Belege kommen mit ihrem Original-PDF und bleiben so, wie der Kunde sie bekommen hat. Was sich nicht übernehmen lässt, nennt der Prüfbericht am Ende ausdrücklich.
Was brauche ich dafür?
- In Lexware Office einen API-Schlüssel unter „Erweiterungen → Public API“. Die Schnittstelle gibt es dort im Tarif XL. Ein Schlüssel nur mit Leserechten reicht.
- Zwei Exporte aus Lexware Office, die es in jedem Tarif gibt: die Kontoumsätze der Geschäftskonten und die Daten für die Betriebsprüfung. Die Schnittstelle liefert weder Bankumsätze noch den Verlauf – deshalb die Dateien.
- In WorkOffice das Recht, die Einstellungen zu ändern. Die Datenübernahme liegt unter Einstellungen → Datenübernahme aus Lexware.
Wie lange dauert es?
Das hängt von der Zahl der Belege ab: Die Schnittstelle von Lexware Office nimmt zwei Anfragen pro Sekunde an. Nach Verbindung prüfen nennt WorkOffice die ungefähre Dauer. Die Übernahme läuft auf dem Server – man kann die Seite schließen und später wiederkommen; Pause und Fortsetzen gehen jederzeit, ohne dass etwas doppelt angelegt wird.
Ändert sich dabei etwas in Lexware Office?
Nein. Die Datenübernahme liest nur. Bis zum Abschluss holt ein Abgleich nach, was sich in Lexware Office seit dem letzten Lauf geändert hat; dabei gilt der Stand aus Lexware. Mit dem Abschluss setzt WorkOffice auf Wunsch die Nummernkreise fort – die nächste Rechnung schließt lückenlos an – und löscht den API-Schlüssel.
Was geschieht mit den Belegen?
Jedes übernommene Objekt liegt zusätzlich unverändert im Lexware-Archiv (Verwaltung → Lexware-Archiv), mit Original-PDFs, Belegbildern und den hochgeladenen Exporten. Die Exporte aus Lexware Office bleiben die maßgeblichen Originaldaten für die Aufbewahrung; WorkOffice archiviert sie unverändert (siehe Lexware-Archiv).
Für den Steuerberater gilt: Übernommene Belege gehen nicht noch einmal an DATEV – sie sind schon über Lexware gelaufen. Stichtag ist die Datenübernahme: Belege davor kommen aus Lexware zum Steuerberater, Belege danach aus WorkOffice.
Und Programme, die mit Lexware Office sprechen?
Dafür hat WorkOffice eine Lexware-kompatible Schnittstelle – etwa für ältere Fassungen von WorkTime Pro, für Shops, Zahlungsdienste oder Scan-Apps. Im anderen Programm werden die Adresse von WorkOffice und ein Schlüssel aus WorkOffice eingetragen (siehe Lexware-kompatible Schnittstelle); Belege landen dann im Belegeingang. Die eigene, engere Verbindung zu WorkTime Pro lässt sich in jedem Paket einrichten; den Datenaustausch darüber gibt es im Paket „Komplett“ (siehe WorkTime-Anbindung).