Abo, Pakete und Funktionen

WorkOffice Pro gibt es als Abo in drei Paketen. Jedes größere enthält alles aus dem kleineren. Abgeschlossen, gewechselt und gekündigt wird unter Einstellungen → Abo.

Diesen Reiter gibt es nur dort, wo WorkOffice mit Abo gemietet wird. Auf einem eigenen Server läuft WorkOffice ohne Abo – dafür gilt eine Lizenz für die ganze Installation.

Die Pakete

Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite und beim Abschluss unter Einstellungen → Abo – sie kommen aus derselben Stelle im Programm wie die Abrechnung und stimmen deshalb immer. Jährlich gezahlt sind zwei Monate gespart. Steuerberater zählen nie als Benutzer; die Rolle gibt es ab „Buchhaltung“.

Start – für den Verkauf: Kunden, Lieferanten, Artikel und Leistungen; Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine; Rechnungen und Rechnungskorrekturen; E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD); Mahnwesen und Kundenportal; Aufgaben und Notizen zu Kunden; Ausgaben erfassen und Belege per Handy scannen; GoBD-Archiv und Datenübernahme aus Lexware Office. Dazu in jedem Paket: die offenen Posten unter Auswertungen, Zahlungslink, API-Schlüssel und die Lexware-kompatible Schnittstelle.

Buchhaltung – dazu: Bankanbindung mit Zahlungsabgleich, Überweisen direkt an die Bank, Kassenbuch, Anlagen und AfA, Auswertungen (USt-Voranmeldung, EÜR, BWA, Liquidität), DATEV-Export, Steuerberater-Zugang und Pendelakte, Belegempfang per E-Mail.

Komplett – dazu: Serienrechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, Rechnungen ins EU-Ausland und Drittland, Warenwirtschaft (Lager, Bestellungen, Wareneingang, Inventur), Großhandel (DATANORM, IDS Connect, UGL), GAEB, Geräte und Prüftermine, den Datenaustausch mit WorkTime Pro und mehrere Kassenbücher.

Zusatzpaket Kassen-Terminal

Verkauf am Tresen mit Bon und Cloud-TSE – zu jedem Paket buchbar, in keinem enthalten. Abgerechnet wird je Kasse in Betrieb; die erste Kasse kostet mehr als jede weitere, die Cloud-TSE ist enthalten (Preise auf der Preisseite). Ohne Kasse in Betrieb kostet es nichts. Eine neue Kasse wird anteilig ab dem Tag des Einrichtens berechnet, eine stillgelegte anteilig gutgeschrieben. Abbestellen geht erst, wenn keine Kasse mehr in Betrieb ist. Mehr unter Kasse.

Probezeit

Ein neu registrierter Betrieb beginnt mit einer Probezeit von 30 Tagen – mit allen Funktionen, auch Komplett und Kassen-Terminal, damit man alles ausprobieren kann. In den letzten sieben Tagen steht oben ein Hinweis, wann sie endet; per Mail erinnert WorkOffice sieben Tage und einen Tag vorher sowie am Ende. Wer während der Probezeit abschließt, behält sie: Die erste Abbuchung erfolgt erst danach.

Abschließen

Paket und Zahlweise (monatlich oder jährlich) wählen, Weiter zur Bezahlung. Bezahlt wird per Karte oder SEPA-Lastschrift über Stripe; die Zahlungsdaten liegen nur bei Stripe. Rechnungen und Zahlungsdaten findet man danach unter Zahlungsdaten & Rechnungen.

Abschließen, wechseln und kündigen darf nur der Inhaber (Recht abo:manage):

Das Abo schließt der Inhaber des Betriebs ab.

Paket wechseln

Freigeschaltet wird sofort; der Rest des laufenden Zeitraums wird anteilig verrechnet. In ein kleineres Paket geht es nur, wenn die Benutzer hineinpassen – sonst nennt WorkOffice die Zahl und bittet, Benutzer zu deaktivieren oder größer zu wählen. Ebenso zählt die Grenze auf jedem Weg zu einem aktiven Konto – beim Einladen, beim Anlegen mit Startpasswort, beim Entsperren und beim Rollenwechsel vom Steuerberater zu einer anderen Rolle (siehe Benutzer):

Ihr Paket „Buchhaltung“ umfasst 3 Benutzer (Steuerberater zählen nicht mit). Für mehr Benutzer wechseln Sie unter Einstellungen → Abo in ein grösseres Paket.

Was ohne das Paket passiert: Ein Menüpunkt außerhalb des Pakets steht mit Schloss da. Gesperrt wird im Zweifel nur das Schreiben – wer von Buchhaltung auf Start wechselt, sieht Kassenbuch und Anlagen weiter, denn die Unterlagen sind aufzubewahren (§ 147 AO). Was selbst die Leistung ist – die Auswertungen –, ist ganz gesperrt; ausgenommen sind Überblick und offene Posten, die es in jedem Paket gibt (der Menüpunkt Auswertungen trägt deshalb kein Schloss, siehe Auswertungen). Die Meldung beim Schreiben:

Diese Funktion gehört zum Paket „Komplett“. Sie können Ihr Paket unter Einstellungen → Abo wechseln.

Kündigen und „nur lesen“

Kündigen beendet das Abo zum Ende des bezahlten Zeitraums; bis dahin bleibt alles wie gewohnt.

Ohne laufendes Abo – Probezeit vorbei, gekündigt und abgelaufen – wird WorkOffice nicht gesperrt, sondern auf „nur lesen“ gestellt. In WorkOffice liegen Rechnungen und Belege, die acht bis zehn Jahre aufzubewahren sind; eine Vollsperre nähme dem Betrieb den Zugriff auf seine eigenen Unterlagen. Ansehen, Herunterladen und Exportieren gehen weiter, ebenso der DATEV-Export und die Prüfung des GoBD-Archivs. Neue Einträge sind wieder möglich, sobald ein Abo läuft.

Schlägt eine Abbuchung fehl, steht Zahlung offen da; Stripe versucht es erneut, und eine kurze Kulanzzeit lang (ab Werk drei Tage) geht alles weiter. Nach einer Rückbuchung steht WorkOffice auf „nur lesen“, bis die Sache geklärt ist.

Bestandsschutz und Kombi-Rabatt

Wer WorkTime Pro schon vor dem 22.10.2026 verbunden hatte, behält die Verbindung, solange sein Abo läuft – auch in einem anderen Paket als Komplett. Laufen in WorkTime Pro und WorkOffice Pro je ein bezahltes Abo und sind beide Programme miteinander verbunden, gibt es auf beide einen Kombi-Rabatt; Satz und Stand stehen auf dieser Seite. Verbinden lässt sich WorkTime Pro in jedem Paket – nur der Datenaustausch darüber gehört zu Komplett (siehe Kombi-Rabatt). Siehe WorkTime Pro anbinden.

Jeder Abschluss, Wechsel und jede Kündigung steht im Prüfprotokoll.