Belege erfassen: der Belegeingang

Im Belegeingang (Menü Einkauf → Belegeingang) landet jeder Eingangsbeleg, bevor er gebucht wird: gescannt, hochgeladen, per E-Mail gekommen oder von einem anderen Programm eingereicht. WorkOffice liest die Angaben selbst aus, schlägt Kategorie und Steuer vor und sucht die passende Abbuchung auf dem Konto. Ein Mensch prüft und klickt Übernehmen – erst dann entsteht eine Ausgabe.

Warum der Umweg? Ein Eintrag im Eingang ist noch keine Buchung. Was die Erkennung falsch gelesen hat, wird hier korrigiert, bevor es in Buchhaltung und DATEV-Export geht.

Paket und Rechte: In jedem Paket enthalten. Ansehen mit expense:read, hochladen, übernehmen und verwerfen mit expense:write. Die Zahl neben dem Menüpunkt zählt die offenen Belege.

Wie Belege hineinkommen

Angenommen werden PDF, E-Rechnungen als XML (XRechnung, ZUGFeRD) und Fotos als JPG oder PNG, je Datei bis 15 MB. Dieselbe Datei wird nicht zweimal angelegt – auch nicht, wenn sie schon von Hand an einer Ausgabe hängt.

Die Liste

Drei Reiter: Offen, Übernommen, Verworfen. Jeder Beleg zeigt seinen Stand:

Das Abzeichen Bank passt zeigt, dass eine passende Abbuchung gefunden wurde.

Die Erkennung

Gelesen wird in dieser Reihenfolge:

1. E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD, auch eingebettet im PDF): Die Angaben stammen exakt aus der Rechnung.
2. PDF-Text, wenn das PDF eine Textebene hat.
3. Texterkennung bei Fotos und gescannten PDFs – auf dem eigenen Server.

Erkannt werden Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Brutto, Netto und Steuer je Satz, IBAN und USt-IdNr. des Lieferanten. Unsichere Werte sind markiert (Unsicher erkannt, bitte prüfen). Dazu Hinweise wie:

Mehrere Steuersätze – die Vorsteuer wird wie auf dem Beleg übernommen.

Der Lieferant wird einem angelegten Lieferanten zugeordnet – an der IBAN, der USt-IdNr. oder einem sehr ähnlichen Namen. Die Kategorie kommt aus der letzten Ausgabe desselben Lieferanten (Wie bei der letzten Ausgabe dieses Lieferanten), sonst aus Stichworten wie „Tankstelle“ (Vorschlag nach Stichwort). Neu erkennen lässt die Erkennung noch einmal laufen.

Gibt es dieselbe Rechnungsnummer desselben Lieferanten schon, warnt die Seite:

Möglicherweise doppelt: Rechnungsnummer 2026-4711 gibt es schon als Ausgabe B-2026-0042.

Gescannte Belege: Originalfoto und durchsuchbares PDF

Bei Belegen aus Beleg scannen zeigt die Vorschau die bearbeiteten Seiten – zugeschnitten, entzerrt und gefiltert, so wie sie im PDF stehen und gelesen wurden. Wurde eine Seite bearbeitet, schaltet Originalfoto auf das unbearbeitete Foto um:

Unbearbeitet, wie aufgenommen (nur verkleinert) – aufbewahrt neben der bearbeiteten Seite.

So lässt sich nachsehen, ob beim Zuschneiden etwas weggefallen ist. Seiten und Originalfotos sind mit Prüfsumme abgelegt und lassen sich nicht ersetzen.

Nach der Texterkennung trägt die Vorschau das Abzeichen durchsuchbar: PDF öffnen zeigt dann das PDF mit unsichtbarer Textebene – darin lässt sich suchen und Text kopieren. Das PDF vom Hochladen bleibt daneben unverändert erhalten.

E-Rechnungen empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung. Was für das eigene Ausstellen gilt, klärt der Steuerberater; hier geht es um den Empfang.

WorkOffice nimmt E-Rechnungen auf jedem Weg des Belegeingangs an – hochgeladen, vom Handy oder per E-Mail – in beiden Syntaxen der Norm (CII und UBL), als XML-Datei oder eingebettet in ein PDF (ZUGFeRD, Factur-X). Die Angaben stammen exakt aus der Rechnung (Aus der E-Rechnung übernommen).

Die E-Rechnung lesen

Eine XML-Datei kann niemand lesen. Der Belegeingang zeigt eine E-Rechnung deshalb als Blatt wie einen Papierbeleg:

Darunter rechnet WorkOffice die Summen nach – Positionen, Nachlässe und Zuschläge, Steuer je Satz, Brutto und Zahlbetrag. Geht etwas nicht auf, steht dort:

Rechnerische Prüfung: Diese Summen gehen nicht auf – bitte genau hinsehen, bevor bezahlt wird.

Drucken druckt nur das Blatt auf A4 – für die Papierablage oder als PDF über den Druckdialog des Browsers. Original-XML herunterladen speichert die Datei so, wie sie eingegangen ist.

Die XML bleibt das Original

Das Blatt ist nur eine Darstellung; maßgeblich sind die Daten der XML. Der Belegeingang speichert die Datei unverändert und hält beim Eingang ihre Prüfsumme (SHA-256) fest – beides lässt sich danach nicht mehr ersetzen. Die Fußzeile des Blatts nennt Dateiname und Prüfsumme, auch auf dem Ausdruck.

Beim Übernehmen bekommt die Ausgabe eine unveränderte Kopie der XML; dort zeigt E-Rechnung ansehen dasselbe Blatt.

Dieselbe Rechnung als PDF und als E-Rechnung

Viele Lieferanten schicken zur XRechnung ein PDF zum Lesen – zwei Dateien, also zwei Einträge, aber nur eine Rechnung. WorkOffice erkennt das an derselben Rechnungsnummer desselben Lieferanten, erkannt an USt-IdNr., IBAN oder Namen; ein abweichender Betrag spricht dagegen. Beide Einträge zeigen dann einen Hinweis mit Verweis auf den anderen:

Dieselbe Rechnung liegt noch einmal im Belegeingang: Rechnung RE-2026-0042.pdf (gleiche Rechnungsnummer und USt-IdNr.)

Maßgeblich ist die E-Rechnung – sind beide E-Rechnungen oder beide keine, der ältere Eintrag. Diesen als Doppel verwerfen bzw. Den anderen als Doppel verwerfen verwirft das PDF. Es bleibt erhalten und steht bei der E-Rechnung und später an der Ausgabe unter Weitere Fassungen. Von selbst verwirft WorkOffice nichts. Ist die Rechnung schon gebucht, heißt es Dieselbe Rechnung ist schon als Ausgabe … gebucht.

Prüfen und übernehmen

Links steht der Beleg, rechts der Buchungsvorschlag: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kategorie, Steuersatz, Bruttobetrag, Vorsteuer, IBAN des Lieferanten, Beschreibung. Alles lässt sich ändern. Pflicht sind Lieferant, Kategorie und Bruttobetrag.

Ist der Lieferant noch nicht angelegt, bietet die Seite „… als Lieferanten anlegen“ an – mit IBAN und USt-IdNr. von der Rechnung. Fehlt beim vorhandenen Lieferanten die IBAN oder USt-IdNr., lässt sie sich von der Rechnung ergänzen; Vorhandenes wird nie überschrieben. Beides braucht customer:write.

Unter Bankumsatz zuordnen stehen passende offene Abbuchungen (sichtbar mit bank:read). Wer eine wählt und Übernehmen und zuordnen klickt, bekommt in einem Schritt:

• die Ausgabe mit lückenloser Belegnummer (B-2026-0001),
• die Zuordnung zur Abbuchung und „bezahlt am“ mit deren Buchungstag,
• eine Kopie der Datei an der Ausgabe (bei einem Scan das durchsuchbare PDF, sobald es da ist).

Der Bankumsatz vom 14.10.2026 ist zugeordnet, die Ausgabe als bezahlt markiert. Die Datei hängt an der Ausgabe.

Zuordnen darf nur, wer die Bank bearbeiten darf (bank:write); sonst wird ohne Bank übernommen. Nicht zuordnen passt für bar oder privat Bezahltes. Mehr zur Bank unter Zahlungsabgleich.

Die gelesene IBAN geht mit in die Ausgabe – damit lässt sich der Beleg später direkt überweisen.

Verwerfen

Private oder doppelte Belege werden verworfen:

Beleg verwerfen? Er bleibt unter „Verworfen“ erhalten und lässt sich wiederherstellen.

Gelöscht wird im Belegeingang nichts. Wird eine übernommene Ausgabe später gelöscht, lässt sich der Beleg erneut übernehmen.

Ein als Doppel verworfener Beleg nennt den Eintrag, der gilt; Wiederherstellen löst diesen Verweis wieder.