Aufgaben, Notizen und Kundenakte

Was zu einem Kunden gesagt, versprochen und abgelegt wurde, gehört an den Kunden – nicht auf einen Zettel neben dem Telefon. Dafür gibt es Aufgaben, Notizen, die Kundenakte und den Verlauf.

Lesen braucht das Recht crm:read, Anlegen und Ändern crm:write. Ab Werk haben beides Inhaber, Büro und Mitarbeiter; der Steuerberater liest nur.

Aufgaben

Rückrufe, Termine, Nachfassen bei Angeboten. Alle Aufgaben stehen unter Verkauf → Aufgaben; am Kontakt und am Beleg im Reiter bzw. Abschnitt Aufgaben jeweils die dazugehörigen. Die eigenen offenen stehen auch auf der Übersicht unter Meine Aufgaben.

Eine Aufgabe hat:

• Titel – Pflicht, z. B. „Kunden wegen Termin zurückrufen“.
• Fällig am – oder ohne Datum.
• Zuständig – ab Werk man selbst; auch „niemand Bestimmtes“ geht.
• Am Fälligkeitstag per E-Mail erinnern – ab Werk an.
• einen Bezug: Kontakt, Beleg oder Eingangsbeleg, wenn sie dort angelegt wird.

Die Liste ordnet nach Überfällig, Heute, Demnächst, Ohne Datum und Erledigt; oben lässt sie sich auf Meine und Offen eingrenzen. Ein Haken erledigt eine Aufgabe, ein zweiter öffnet sie wieder.

Die Erinnerung

Am Fälligkeitstag geht morgens eine E-Mail an die zuständige Person – ab 7 Uhr Ortszeit des Betriebs, eine Mail mit allen ihren fälligen Aufgaben. Jede Aufgabe wird einmal erinnert. Ohne zuständige Person gibt es keine Erinnerung: Es wäre unklar, wem sie gälte. Eine überfällige Aufgabe, die noch nicht erinnert wurde, kommt in der nächsten Mail mit.

Notizen

Gesprächsnotizen mit Datum, etwa vom Telefonat, stehen im Reiter Notizen des Kontakts oder im Abschnitt Notizen eines Belegs bzw. Eingangsbelegs. Notizen zu einem Beleg erscheinen beim Kunden mit zum Beleg.

Eine Notiz lässt sich bearbeiten (sie trägt dann bearbeitet) und löschen. Der Text einer gelöschten Notiz bleibt im Protokoll stehen – nachvollziehbar soll es trotzdem bleiben.

Feste Hinweise, die immer gelten („Schlüssel beim Nachbarn“), gehören dagegen in die Bemerkung des Kontakts.

Kundenakte

Im Reiter Kundenakte liegen Dateien zum Kontakt: Aufmaß, Fotos, Pläne – als PDF, JPG oder PNG, höchstens 15 MB je Datei, mit kurzer Beschreibung. Ablegen und Löschen darf, wer Kontakte ändern darf. Die Dateien liegen in der Dateiablage des Betriebs und werden nur angemeldeten Benutzern ausgeliefert.

Verlauf

Der Reiter Verlauf zeigt alles zum Kunden in einer Zeitleiste, neueste zuerst: angelegte und festgeschriebene Belege, Versand, Zahlungen, Mahnungen, Notizen, Aufgaben, abgelegte Dateien – und was der Kunde online getan hat, etwa einen Beleg geöffnet, ein PDF geladen oder ein Angebot angenommen. Oben lässt sich auf Belege & Zahlungen, Notizen & Aufgaben oder Online-Aufrufe eingrenzen.

Siehe auch Kunden und Lieferanten und Kundenportal.