Kartenterminal: Kartenzahlung am Lesegerät

Mit einem Kartenterminal geht der Betrag beim Bezahlen mit Karte aus dem Kassen-Terminal direkt ans Lesegerät. Der Kunde steckt, tippt oder hält seine Karte an das Gerät, und der Bon schließt mit der bestätigten Kartenzahlung ab – niemand tippt den Betrag mehr ab, und auf dem Bon steht, welche Karte gezahlt hat (Kartenzahlung: Visa •••• 4242).

Eingerichtet wird unter Kasse → Kassen → Kartenterminal. Die Anbindung läuft über Stripe Terminal; die Lesegeräte gehören zum Stripe-Konto Ihres Betriebs.

Paket und Recht: Teil des Zusatzpakets „Kassen-Terminal“. Einrichten (Standort, Geräte, Zuordnung zur Kasse) darf, wer Kassen einrichtet (cash:close); bezahlen lassen kann, wer kassieren darf (cash:write).

Voraussetzungen

• Stripe-Konto des Betriebs, verbunden unter Einstellungen → Zahlungslink („Stripe verbinden“) und bei Stripe für Zahlungen freigeschaltet – dasselbe Konto wie für den Zahlungslink. Die Zahlungen entstehen direkt auf diesem Konto; das Geld geht an Ihren Betrieb.
• Gebühren: Die Gebühren je Kartenzahlung rechnet Stripe nach seiner Preisliste direkt mit Ihrem Betrieb ab – Kartenzahlungen vor Ort haben bei Stripe eigene Sätze. WorkOffice nimmt keine Gebühr.
• Server: Stripe Connect muss auf dem Server eingerichtet sein (im Mietbetrieb ist es das; auf einem eigenen Server steht es in der Betriebsanleitung). Ist es das nicht, sagt die Seite das – Karte am eigenen Gerät kassieren geht dann weiter.

Welche Geräte gehen

Die Geräte bestellt man bei Stripe. Sie brauchen eine Internetverbindung; WorkOffice schickt den Betrag vom Server aus an das Gerät – das Tablet oder der PC an der Kasse braucht keine Verbindung zum Gerät (kein Bluetooth, kein Kabel), es geht auch mit iPhone und iPad.

Was nicht geht: Bluetooth-Lesegeräte (etwa Stripe M2) und Tap to Pay auf dem Handy – beide brauchen eine eigene App auf dem Gerät, das geht im Browser nicht. Ebenso keine Zahlungen ohne Internet und kein Trinkgeld am Gerät. Geräte anderer Anbieter (SumUp, Zettle, Bankterminals über ZVT) sind nicht angebunden; mit ihnen bleibt der Weg „Karte am eigenen Gerät kassiert“. Ein Teilbetrag am Gerät (Rest bar) ist noch nicht vorgesehen: Ans Gerät geht immer der offene Rest des Bons.

Einrichten

1. Stripe-Konto prüfen: Oben steht, ob das Konto verbunden und für Zahlungen freigeschaltet ist. Wenn nicht, führt der Knopf zu Einstellungen → Zahlungslink.
2. Standort bei Stripe anlegen – je Betriebsstätte einmal. Stripe verlangt für Lesegeräte einen Standort mit Anschrift; WorkOffice nimmt die Anschrift der Betriebsstätte.
3. Lesegerät koppeln: Am Gerät den Registrierungscode anzeigen lassen (im Einrichtungsmenü des Geräts, drei Wörter wie sepia-cerulean-orynx), hier eingeben und eine Bezeichnung vergeben (etwa Tresen). Das Gerät erscheint in der Liste mit online oder offline.
4. Gerät der Kasse zuordnen: Bei jeder Kasse des Standorts das Gerät wählen. Eine Kasse hat höchstens ein Gerät, – keines – löst die Zuordnung. Das Gerät muss am Standort der Betriebsstätte der Kasse hängen – sonst zeigte das Gerät im Laden den Betrag der Werkstattkasse an.

Im Testmodus (der Server arbeitet mit dem Testschlüssel von Stripe) gibt es Simuliertes Gerät anlegen und an der Kasse Testkarte vorhalten – so lässt sich alles durchspielen, ohne dass Geld fließt. Im echten Betrieb erscheinen diese Knöpfe nicht.

Bezahlen

1. Im Kassen-Terminal Bezahlen, dann EC-Karte oder Kreditkarte.
2. An das Kartengerät senden – das Gerät zeigt den Betrag, die Kasse zeigt Warten auf Karte ….
3. Der Kunde zahlt am Gerät. Sobald das Gerät bestätigt, steht in der Kasse Kartenzahlung erhalten: Visa •••• 4242, und der Bon wird abgeschlossen – mit der Zahlart aus der Karte: girocard, Maestro und V PAY als EC-Karte, alles andere als Kreditkarte. Was Sie vorher angetippt hatten, spielt keine Rolle.
4. Drucken wie gewohnt; auf dem Bon steht die Karte.

Abbrechen, solange der Kunde noch am Gerät steht: Kartenzahlung abbrechen – das Gerät geht zurück auf den Startbildschirm. Hat der Kunde in diesem Moment schon gezahlt, zählt die Zahlung (das Geld ist da), und der Bon schließt ab.

Wenn es nicht klappt:

In jedem Fall bleibt Karte am eigenen Gerät kassiert – bestätigen: Dann wird die Karte an einem Gerät gezogen, das nicht mit WorkOffice verbunden ist, und hier nur bestätigt – wie bisher. Dieser Weg verschwindet nie.

Nach dem Neuladen oder an einem anderen Tablet: Eine bezahlte Kartenzahlung steht am offenen Bon (Kartenzahlung über 25,50 € erhalten) und geht mit dem Abschluss mit; die Positionen stehen dann fest. Zum Ändern den Vorgang abbrechen – die Zahlung wird erstattet.

Nicht im Training: Dort gäbe es eine echte Zahlung. Im Training bleibt nur der Weg „Karte am eigenen Gerät“.

Abbruch, Storno und Erstattung

• Vorgang abbrechen, nachdem die Karte schon gezahlt hat: Das Geld geht automatisch zurück auf die Karte (Erstattung bei Stripe), der Bon wird als Abbruch abgesichert und zeigt Kartenzahlung erstattet. Scheitert die Erstattung (Stripe nicht erreichbar), bleibt der Vorgang offen – mit Meldung; später erneut abbrechen oder die Erstattung im Stripe-Dashboard vornehmen.
• Storno eines abgeschlossenen Bons mit Kartenzahlung: Die Erstattung auf die Karte läuft vor dem Storno-Bon. Klappt sie nicht, gibt es keinen Storno (Meldung). Der Storno-Bon zeigt Erstattung auf Karte: Visa •••• 4242; das Original bleibt, wie es war.
• Erstattungen brauchen bei der Bank des Kunden einige Tage. Ob Stripe die Gebühr der ursprünglichen Zahlung behält, steht in seiner Preisliste.
• Jede Kartenzahlung, Erstattung und Einrichtung steht im Protokoll.

Kassenabschluss und Prüfung

Kartenzahlungen über das Gerät sind im Kassenabschluss „Unbar“ wie bisher und gehen als EC-Karte bzw. Kreditkarte in den DSFinV-K-Export. Die Kennung des Zahlungsvorgangs bei Stripe (pi_…) steht an der Kartenzahlung in WorkOffice und im Stripe-Dashboard des Betriebs – zum Abgleich der Auszahlungen.