Registrierung und Bestätigung der E-Mail-Adresse

Ein neuer Betrieb entsteht in der WorkOffice Cloud über Betrieb registrieren auf der Anmeldeseite. Nötig sind Firmenname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und ein Passwort mit mindestens zehn Zeichen. Firmendaten, Logo und Bankverbindung kommen danach – der Start-Assistent fragt sie ab.

AGB und Auftragsverarbeitung

Vor dem Absenden ist ein Häkchen Pflicht:

Ich akzeptiere die AGB und schließe den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab.

Beide Texte öffnen sich über die Links in einem neuen Tab, das Formular bleibt stehen. Ohne das Häkchen nimmt der Server die Registrierung nicht an. Zeitpunkt und Fassung der AGB werden am Betrieb festgehalten – so lässt sich später belegen, welcher Text galt, auch wenn die AGB inzwischen geändert wurden. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wird so in elektronischer Form geschlossen.

Auf einem Server beim Kunden mit Lizenzpflicht lautet das Häkchen anders: „Ich akzeptiere die Lizenzbedingungen von WorkOffice Pro.“ – mit Link auf die Lizenzbedingungen, ohne AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag. Dort gibt es keinen Mietvertrag und keine Auftragsverarbeitung durch den Anbieter: Der Kunde hat die Lizenzbedingungen beim Kauf angenommen, seine Daten bleiben auf seinem Server. Welche Bedingungen gelten, erfährt die Seite vom Server; festgehalten wird dann die Fassung der Lizenzbedingungen.

Die Bestätigungsmail

Nach dem Absenden ist der Betrieb angelegt, aber noch nicht freigeschaltet. Die Seite sagt:

Fast geschafft – bitte bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Wir haben einen Bestätigungslink an … geschickt.

Der Klick auf den Link in der Mail schaltet den Betrieb frei und meldet direkt an – es geht in den Start-Assistenten. Der Link gilt 72 Stunden und genau einmal. So gehört jede registrierte Adresse wirklich dem, der sich registriert hat; an sie gehen später Erinnerungen, Rechnungen und „Passwort vergessen“.

Bis dahin lässt die Anmeldung nicht hinein. Wer es trotzdem versucht, liest nach dem richtigen Passwort:

Ihre E-Mail-Adresse ist noch nicht bestätigt. Bitte klicken Sie auf den Link in der Mail, die wir Ihnen nach der Registrierung geschickt haben.

Darunter steht Bestätigungslink erneut senden.

Wenn die Mail nicht kommt

1. Im Spam-Ordner nachsehen; Absender ist „WorkOffice Pro - Support“.
2. Bestätigungslink erneut senden – direkt nach der Registrierung, auf der Anmeldeseite oder auf der Seite eines abgelaufenen Links. Der neue Link ersetzt den alten. Die Antwort ist immer dieselbe, ob zu der Adresse eine Registrierung wartet oder nicht.
3. Ein abgelaufener Link sagt „Dieser Bestätigungslink ist abgelaufen“ und bietet einen neuen an; ein schon benutzter führt zur Anmeldung.
4. Kommt auch dann nichts an (Tippfehler in der Adresse, Firmenfilter), hilft der Anbieter: Er kann den Betrieb von Hand freischalten. Die Wege zu ihm stehen auf der Kontaktseite https://workoffice-pro.de/kontakt.

Probezeit ab Freischaltung

Die Probezeit beginnt nicht mit dem Absenden des Formulars, sondern mit der Freischaltung: Wer die Mail erst am nächsten Tag liest, verliert keinen Tag.

Auf dem eigenen Server

Ohne eingerichteten Mailversand gäbe es keinen Link – dort ist ein Betrieb nach der Registrierung sofort frei und angemeldet (siehe E-Mail des Servers). Ein Pflicht-Häkchen steht auch dort im Formular – auf einem Server mit Lizenzpflicht gilt es den Lizenzbedingungen statt AGB und AVV (siehe oben).